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Finance and Support Services Division
Office of Human Resources

Employment Verifications Frequently Asked Questions

Data Management (HRIS) Frequently Asked Questions

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TheWorkNumber Frequently Asked Questions

(English)

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  • The Work Number® from Equifax is a simpler and more discreet way to help get proof of your employment and income information to credentialed companies when needed. It’s available 24/7 so that you can make the decisions you need when you need them. 

    Without The Work Number service, a lender, property manager or pre-employment screener could call your employer and ask to check on your employment or income. Also, many verifications happen after business hours or on weekends. 

  • Not just anyone can ask for your personal information. They have to be credentialed and have a permissible purpose to obtain the information. The Work Number service requires requestors to be credentialed verifiers, meaning they will have to go through a credentialing process to prove they have a permissible purpose under the Fair Credit Reporting Act (FCRA) in order to make a request and receive information.  

    In addition, you will have to give permission for a verifier to get your income information from The Work Number database. This is called consumer consent, and its usually part of an application you complete, for a job, for a lease, or for credit.  

  • The Work Number database is governed by the FCRA, which requires that employees be able to see who has requested their information and that you can check your data and dispute anything that may be wrong or inaccurate. You can access your Employment Data Report, a consumer report from The Work Number, by visiting https://employees.theworknumber.com/employment-data-report to learn more.  

  • The Work Number service uses stringent security standards to help protect this data. These protocols include advanced data encryption, physical security controls in the data centers, and user identity verification through multiple steps (often referred to as multi-factor authentication). There are also controls required under the FCRA to help protect your privacy.  

    Who needs to verify your employment and/or income? Typically, among other things, verifications are needed whenever someone:  

    • applies for a loan or public aid. 
    • leases an apartment. 
    • applies for a job. 
    • updates their immigration status. 
    • applies for a new credit card. 

  • This code identifies our organization with The Work Number. It can be searched by typing in our company name or you can use the employer code 4359214 to access The Work Number. 

  • If the banker, the property manager, the car dealer or caseworker asks you how much money you make or to prove where you work, just tell them to go to www.theworknumber.com. Why? Because your employer has picked The Work Number to provide this information so you can get the decisions you need 24 hours a day, 7 days a week. 

     

    If someone needs help? (including mortgage lenders, property leasing, financial institutions, a government agency, etc.)  

  • Get Access to your Employment Data Report (EDR):  

     Your Employment Data Report (EDR), a consumer report from The Work Number, provides your current and historical employment and income information on The Work Number database, as well as a list of all verifiers who have requested your information in the previous two years. Because The Work Number database is governed by the Fair Credit Reporting Act, the EDR is available to you for free. 

  • If you notice something wrong or inaccurate on your Employment Data Report (EDR) call The Work Number Employee Service Center for assistance or select the Dispute Center tab once logged in: 

    • 866-222-5880 M-F 8:00 am - 8:00 pm (ET) 
    • TTY- hearing impaired: 800-424-0253 

    The Employer Code is 4359214

  • If you would like to put a freeze on your employment information available to verifiers, call The Work Number Employee Service Center for assistance or select the Data Freeze tab once logged in: 

    • 866-222-5880 M-F 8:00 am - 8:00 pm (ET) 
    • TTY- hearing impaired: 800-424-0253 

    The Employer Code is 4359214 

     

  • Start by going to https://employees.theworknumber.com 

    Select Log In and follow the simple prompts. 

    Enter the Employer code 4359214 

    If this is your first time – pick Register Now

    If a returning user – enter your username and password, you set up. 

    The screen prompts will walk you through all the steps to help verify your identity and keep your account private while offering helpful messages if you have problems. 

  • Have any questions or need to talk to someone? 

    For assistance, contact The Work Number Employee Service Center at: 
     

    • 800-367-2884 M-F 8:00 am - 9:00 pm (ET) 
    • TTY- hearing impaired: 800-424-0253 

    Additionally, within the Help and Support slide-out, you have access to the Agent Assist feature where you can utilize a PIN number to screen share with our employee service center once already on the phone with customer service. Please note the Agent Assist feature redacts sensitive fields and information to ensure high data protection for consumers and customers. Employees can access the Agent Assist feature for assistance before logging in as well as after logging into the employee portal. 

  • A Salary Key is a single-use, six-digit code that you can provide to a verifier as consent to access your income information. Just so you know, your consent is generally provided at point-of-application (for example, when you sign a loan application), and a Salary Key is not normally needed –actually less than 1% of the time in most cases. But if a verifier asks you to provide one, The Work Number website makes it easy to get one.

    https://employees.theworknumber.com and login to learn more, the Employer Code is 4359214.

    The new Salary Key can be printed or emailed with instructions for the verifier on how to use it through The Work Number.  

    Note – At any point, select the “Salary Key Activity” link to view the status (used, unused, expired) of keys created. Salary Keys expire after 90 days. 

  • An employee may be enabled to self-service access one or more of the following letters based on your employer’s set-up: 

    • Public Service Loan Forgiveness Form (PSLF):  The PSLF program can forgive the remaining balance on direct loans after the borrower has made 120 qualifying monthly payments under a qualifying repayment plan while working full-time for a qualifying employer. Qualifying employers include governmental employers and many not-for-profit organizations.  Further information about qualifying government and not-for-profit organizations can be found at https://studentaid.gov/pslf/.   
    • The Public Service Loan Forgiveness (PSLF) Form Fulfillment feature in The Work Number Employee Portal can help you leverage the employment data your employer(s) contribute to help populate the PSLF form, which allows you to self-service pull the form quicker, typically without the need to engage your employer, depending on what data elements are in your employer’s data feed.  There may be times when data is not populated for certain fields and/or you decide to alter pre-populated fields when validating your information.  When that occurs, the employer’s electronic signature will be removed from the form, and you will need to reach out to your employer for a manual signature.  Visit:  https://employees.theworknumber.com, login and click on the Letter Center.   

    Please note: There are three ways you can fill out the PSLF form in order to receive the benefit.  You can utilize the PSLF feature through The Work Number as mentioned above or you can use the studentaid.gov website to print out the form or digitally fill out the form.  If you choose to use the studentaid.gov site for completion of the form, you must engage your employer for either a wet signature or an electronic signature through DocuSign. If you are using the digital form, input an email address of an authorized signer at your employer in order to successfully complete the form.  Always send the form to your employer for an authorized signature. This is typically someone in Human Resources, not Equifax Workforce Solutions.  Equifax Workforce Solutions is not authorized to provide a signature for these documents.    

    • Immigration Letter: The Work Number service offers a faster, more private way to help provide proof of employment or income to certain governmental agencies including the U.S. Department of Homeland Security, U.S. Citizen and Immigration Services, and some foreign governmental agencies or embassies. (Note that this verification pertains to employment and income only, and not to other information that may be needed during the processing of your request or application.) Visit: https://employees.theworknumber.com, login and click on the Letter Center. 
    • Employment Letter*: This self-service letter can be used to provide proof of employment to a third-party outside of an employment verification request from a credentialed verifier. Visit: https://employees.theworknumber.com, login and click on the Letter Center. 
    • Income and Employment Letter*: This self-service letter can be used to provide proof of income and employment to a third-party outside of an income and employment verification requests from a credentialed verifier. Visit: https://employees.theworknumber.com, login and click on the Letter Center. 

    *Please note, these documents are not suitable for use by lending institutions, credit agencies, pre-employment firms, property managers, or other private industry or social service agency entities who are determining an individual's eligibility for any employment, credit, governmental benefit or other purposes authorized under the Fair Credit Reporting Act (FCRA). These letters do not comply with the underwriting requirements of Fannie Mae or Freddie Mac, nor do they satisfy other standards typically required for private industry and social service agency verifications. Please ask those verifiers to visit theworknumber.com. 

TheWorkNumber Frequently Asked Questions

(Spanish)

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  • The Work Number® de Equifax es una manera más simple y más discreta de dar su información de empleo y de ingresos a las empresas acreditadas que la necesitan. Este servicio está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para que pueda tomar las decisiones que necesite cuando las necesite. 

    Sin el servicio de The Work Number, un prestamista, un administrador de propiedades o un examinador previo a la contratación podrían llamar a su empleador y pedirle que verifique su empleo o sus ingresos. Además, muchas verificaciones suceden después del horario comercial o durante los fines de semana. 

     

     

  • No cualquiera puede pedir su información personal. Deben tener acreditación y un propósito aceptable para obtener la información. El servicio de The Work Number exige que los solicitantes sean verificadores acreditados, lo que significa que deben pasar por un proceso de comprobación de credenciales para demostrar que tienen un propósito aceptable según la Ley de Equidad de Informes de Crédito (Fair Credit Reporting Act, FCRA) para hacer una solicitud y recibir la información.  

    Además, usted debe darle permiso a un verificador para que obtenga información de sus ingresos de la base de datos de The Work Number. Esto se llama consentimiento del consumidor y, por lo general, es parte de una solicitud que usted completa para un trabajo, un alquiler o un crédito.  

     

  • La base de datos de The Work Number se rige por la FCRA, que exige que los empleados puedan ver quiénes han pedido su información y que usted pueda verificar sus datos y disputar cualquier cosa que pueda ser incorrecta o inexacta. Puede acceder a su Informe de Datos de Empleo, un informe del consumidor de The Work Number, visitando https://employees.theworknumber.com/employment-data-report para obtener más información. 

  • El servicio de The Work Number usa estándares de seguridad estrictos para proteger estos datos. Estos protocolos incluyen cifrado de datos avanzado, controles de seguridad física en los centros de datos y verificación de identidad del usuario a través de múltiples pasos (a menudo llamados autenticación de múltiples factores). La FCRA también establece controles para proteger su privacidad. 

     

    • pide un préstamo o asistencia pública 
    • alquila un apartamento 
    • se presenta para un trabajo 
    • actualiza su estado migratorio 
    • pide una nueva tarjeta de crédito 

  • Este código identifica nuestra organización con The Work Number. Se lo puede buscar escribiendo el nombre de nuestra empresa o puede utilizar el código 4359214 del empleador para acceder a The Work Number. Si alguien necesita un comprobante de mi empleo, ¿qué debo hacer? 

    Si el banquero, el administrador de propiedades, el concesionario de automóviles o el trabajador social le pregunta cuánto dinero gana o le pide demostrar dónde trabaja, simplemente dígales que vayan a www.theworknumber.com.  

    ¿Por qué? Porque su empleador ha elegido a The Work Number para dar esta información para que pueda tomar las decisiones que necesite las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 

    ¿Si alguien necesita ayuda? (incluidos prestamistas hipotecarios, alquiler de propiedades, instituciones financieras, una agencia del gobierno, etc.)  

  • Obtenga acceso a su Informe de Datos de Empleo (EDR):  

    Su Informe de Datos de Empleo (Employment Data Report, EDR), un informe del consumidor de The Work Number, da la información actual e histórica de sus empleos e ingresos de la base de datos de The Work Number, y una lista de todos los verificadores que pidieron su información en los dos años anteriores. Como la Ley de Equidad de Informes de Crédito rige la base de datos de The Work Number, el EDR está disponible gratis. 

     

  • Si desea congelar su información de empleo disponible para los verificadores, llame al Centro de servicios para empleados de The Work Number para obtener ayuda o seleccione la pestaña Congelación de datos una vez que haya iniciado sesión: 

    • 866-222-5880 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 8:00 p.m. (ET) 
    • TTY: personas con problemas de audición: 800-424-0253 

    El Código del Empleador es 4359214 

     

  •  Primero vaya a https://employees.theworknumber.com 

    Seleccione “Log in” (Iniciar sesión) y siga las indicaciones simples 
    Ingrese el Código 4359214 del Empleador 

    Si es su primera vez, seleccione “Register Now” (Registrarse ahora)  

    Si es un usuario recurrente, escriba el nombre de usuario y la contraseña que configuró 

    Las indicaciones de la pantalla lo guiarán a través de todos los pasos para ayudarlo a verificar su identidad y mantener su cuenta privada mientras le ofrecen mensajes útiles si tiene problemas. 

  • ¿Tiene preguntas? O ¿necesita hablar con alguien? Si necesita ayuda, comuníquese con el Centro de servicios para empleados de The Work Number al: 

    • 800-367-2884 de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 9:00 p. m. (ET) 
    • TTY (personas con discapacidad auditiva): 800-424-0253 

    Además, en el menú desplegable de Help and Support (Ayuda y Soporte), usted tiene acceso a la función de Agent Assist (Asistencia al agente), que le permite emplear un número de PIN para compartir la pantalla con nuestro Centro de atención al empleado una vez que se haya comunicado por teléfono con el servicio de atención al cliente. Por favor, tenga en cuenta que la función de Agent Assist (Asistencia al agente) elimina los campos y la información confidenciales para garantizar una alta protección de los datos de consumidores y clientes. Los empleados pueden acceder a la función de  Agent Assist (Asistencia al agente) para obtener ayuda antes de iniciar sesión, así como después de iniciar sesión en el portal.  

  • Una clave de salario (Salary Key) es un código de seis dígitos, de un solo uso, que puede darle a un verificador como consentimiento para que acceda a su información de ingresos. Para su información, su consentimiento se da en general en el momento de la solicitud (por ejemplo, cuando firma una solicitud para préstamo), y generalmente no se necesita una Clave de salario: en realidad esto sucede menos del 1 % de las veces en la mayoría de los casos. Pero si un verificador le pide una, el sitio web de The Work Number le permite obtener una de manera fácil. 

    La nueva clave de salario se puede imprimir o enviar por correo electrónico con instrucciones para el verificador sobre cómo usarla a través de The Work Number.  

    Nota: en cualquier momento, seleccione el enlace “Salary Key Activity” (Actividad de la clave de salario) para ver el estado (usada, no usada, caducada) de las claves creadas. Las claves de salario caducan después de 90 días. 

     

  • Un empleado puede tener habilitado el acceso al autoservicio a una o más de las siguientes cartas, según la configuración que establezca el empleador: 

    • Formulario de Condonación de Préstamos por Servicio Público (Public Service Loan Forgiveness, PSLF): El programa PSLF puede perdonar el saldo restante de préstamos directos luego de que el prestatario  haya realizado los 120 pagos mensuales calificados bajo un plan de pago calificado mientras trabaja a tiempo completo para un empleador calificado.  Entre los empleadores que reúnen los requisitos se incluyen los empleadores gubernamentales y muchas organizaciones sin ánimo de lucro.  Para más información sobre las organizaciones gubernamentales y sin ánimo de lucro que cumplen los requisitos, visite  https://studentaid.gov/pslf/. Existen ocasiones en las que la información no se muestra para ciertos campos y/o usted decide modificar los espacios que se rellenan previamente cuando se valida su información. Cuando eso sucede, la firma electrónica del empleador se removerá del formulario y usted necesitará localizar a su empleador para obtener una firma manual. Visite la página web: https://employees.theworknumber.com, acceda la plataforma y haga clic en el ”Letter Center/Centro de Cartas". 
    • Por favor tome en cuenta: Hay tres maneras en las que puede llenar el formulario PSLF para obtener el beneficio. Puede utilizar la función de PSLF a través de The Work Number, tal como se menciona anteriormente, o puede utilizar el sitio web studentaid.gov para imprimir el formulario o completarlo digitalmente. Si elige utilizar studentaid.gov para completarlo, usted debe coordinar con su empleador para completar una firma física o firma electrónica a través de DocuSign. Si está utilizando el formulario digital, incluya la dirección de correo electrónico de un firmante autorizado para su empleador, con el fin de poder completar el formulario correctamente. Envíe siempre el formulario para una firma autorizada a su patrono. Típicamente es alguien en Recursos Humanos, no de Equifax Workforce Solutions. Equifax Workforce Solutions no está autorizado para suministrar una firma para estos documentos. 

    La función de ejecución del formulario de Condonación de Préstamos por Servicio Público (PSLF) del  Employee Portal (Portal del Empleado) del Work Number puede ayudarle a aprovechar los datos de empleo que su(s) empleador(es) aporta(n) para ayudar a rellenar el formulario PSLF, lo que le permite obtener el formulario en autoservicio de forma más rápida, normalmente sin necesidad de involucrar a su empleador, dependiendo de qué elementos de datos se encuentren en la base de datos de su empleador.Visite: https://employees.theworknumber.com, inicie la sesión y haga clic en the Letter Center (el Centro de cartas). 

    • Carta de inmigración: Work Number es una manera rápida y privada de ayudar para dar constancias de empleo o de ingresos a ciertas agencias del gobierno, incluyendo el Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. (U.S. Department of Homeland Security), el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (U.S. Citizen and Immigration Services) y algunas agencias o embajadas de gobiernos extranjeros. (Tenga en cuenta que esta verificación se refiere únicamente al empleo y a los ingresos y no a otra información que pueda ser necesaria durante el proceso de aplicación o solicitud). Visite: https://employees.theworknumber.com, login (inicie sesión) y haga clic en la pestaña de “Letters” (cartas). 
    • Carta de empleo*: Esta carta de autoservicio se puede usar para entregar como constancia de empleo a un tercero aparte de la solicitud de verificación de empleo de un verificador autorizado. Visit: https://employees.theworknumber.com, login (inicie sesión) y haga clic en la pestaña de “Letters” (cartas). 
    • Carta de ingresos y empleo*: Esta carta de autoservicio se puede usar para entregar como constancia de ingresos y empleo a un tercero, aparte de la solicitud de verificación de ingresos y empleo de un verificador autorizado. Visit: https://employees.theworknumber.com, login (inicie sesión) y haga clic en la pestaña de “Letters”(cartas). 

    *Este documento no es apto para que lo usen las instituciones de préstamos, agencias de créditos, agencias de colocación, administradores de propiedades u otros servicios de la industria privada o agencias de servicios sociales que estén determinando la elegibilidad de una persona para cualquier empleo, crédito, beneficio gubernamental u otros propósitos autorizados según la Ley de informe de crédito justo (Fair Credit Reporting Act, FCRA). Estas cartas no cumplen con los requisitos de evaluación de riesgo de Fannie Mae o Freddie Mac y tampoco cumplen con otros estándares que generalmente exigen para las verificaciones de la industria privada y las agencias de servicio social. Pida a los verificadores que visiten theworknumber.com.